Iedere maand de veiligheidspaspoorten versturen naar externe contractanten die over de hele wereld werkzaamheden uitvoeren op tankstations. Dat doen we voor Onyx Online Learning. Naar ruim 40 landen, in 17 verschillende talen en volledig gepersonaliseerd. Onyx levert de database, DCP verwerkt de gegevens, bedrukt de passen, koppelt ze aan de juiste brief en zorgt voor de verzending. Een complex traject, maar na een aantal jaar samenwerken zijn we goed op elkaar ingespeeld.
"DCP is heel flexibel. Als onze klantvraag verandert, denken ze met ons mee hoe we daar het beste op kunnen inspelen. Dat is heel prettig."
Véronique Verwilligen, projectmanager bij Onyx Online Learning
Wat was de uitdaging?
Om werkzaamheden op een tankstation te mogen uitvoeren, moet je de veiligheidsvoorschriften kennen en kunnen toepassen. Onyx levert een platform met bijhorende online cursussen waar externe contractanten wereldwijd zich op kunnen registeren en certificeren. Zo is er een basiscursus die iedereen moet volgen, maar er zijn ook aanvullende cursussen op het gebied van veiligheid.
Nadat mensen de basiscursus hebben gevolgd en met succes hebben afgerond, kunnen ze hier een fysiek bewijs van aanvragen, een 'veiligheidspaspoort'. Hiermee kunnen ze aantonen dat ze bevoegd zijn om op een bepaald tankstation te werken. Onyx ging op zoek naar een partij die deze gepersonaliseerde passen 'on demand' kon bedrukken en samen met een persoonlijke brief in de eigen taal kon versturen, wereldwijd. Zo kwamen ze terecht bij DCP.
De wensen van de klant
- plastic passen bedrukken
- volledig gepersonaliseerd, inclusief QR-code en pasfoto
- gekoppeld aan de juiste brief
- verwerking in 17 verschillende talen (inclusief bijzondere schriften als Cyrillisch, Thais en Chinees)
- wereldwijd verzenden
Onze oplossing
Via het online leerplatform vragen cursisten een veiligheidspaspoort aan als ze de basistraining succesvol hebben afgerond. Onyx verzamelt deze gegevens en stuurt iedere maand een database met nieuwe aanvragen naar DCP. Daarin staat wie een pas moet ontvangen, maar ook in welke taal, en in welke taal de begeleidende brief moet worden opgesteld (dat kan afwijken van de pas). Dan gaan we aan de slag.
Wij verwerken de database, zodat we voor iedere cursist een volledig gepersonaliseerde pas kunnen bedrukken. Op de pas staat de naam van de cursist, een identificatienummer, de bedrijfsnaam, een pasfoto en een geldigheidsdatum. Een persoonlijke QR-code op de pas geeft toegang tot een online overzicht van gevolgde cursussen. De pas wordt op een persoonlijke brief in de taal van de ontvanger geplakt en verzonden.
De passen worden verspreid over meer dan 40 landen, van Mexico tot China. Hiervoor maken we gebruik van de volumecontracten die DCP heeft afgesloten met de postbezorgers. We kijken elke dag hoe we partijenpost op een slimme manier kunnen aanbieden en partijen kunnen samenvoegen. Op die manier kan ook Onyx profiteren van onze volumekorting.
"Soms zijn er een keertje weinig aanvragen vanuit een land waar de verzending beter gebundeld kan worden in pakketten, zoals India of Pakistan. Dan is het slimmer om de verzending een maand uit te stellen. Op die manier denkt DCP met ons mee hoe we kostenefficiënt kunnen werken."
Voor sommige landen is het een uitdaging om de passen goed op plaats van bestemming te krijgen. Omdat de postbezorging daar vaak moeizaam verloopt, versturen we de verschillende passen dan als pakketten naar één centraal punt, van waaruit het weer verder verspreid wordt. Samen met Onyx zoeken we net zolang tot we een betrouwbare oplossing hebben gevonden die ook betaalbaar is.
Het resultaat
De samenwerking tussen Onyx en DCP is inmiddels een geoliede machine. Dankzij de projectmanagementtool waar we mee samenwerken, verloopt de communicatie heel soepel. We weten precies wat we van elkaar kunnen verwachten. En als er een keertje iets onduidelijk is, of er is een probleem, dan is het contact snel gelegd en wordt het opgelost.
"DCP is heel bereikbaar. Je kunt ze altijd bellen en ze helpen je dan graag. Ik ben heel blij met onze samenwerking."
Over Onyx Online Learning
Het Oost-Vlaamse Onyx Online Learning werd opgericht in 2009. Onyx ondersteunt bedrijven bij het opleiden en/of pre-kwalificeren van medewerkers, studenten, klanten en onderaannemers. Onyx ontwikkelt online trainingen en e-Learning. Voor elke klant worden gepersonaliseerde online opleidingsmodules gemaakt, afgestemd op zijn specifieke leerbehoeften. De modules worden eventueel aangeboden op een online leerplatform en Onyx zorgt indien nodig ook voor de communicatie die nodig is om het leren mogelijk te maken, inclusief de volledige organisatie en opvolging.
Meer weten?
Wil je meer weten over deze case, de mogelijkheden op het gebied van gepersonaliseerde plastic pasjes en fulfilment of DCP? Neem dan vrijblijvend contact met ons op en neem ook een kijkje op het DCP blog en onze andere cases.