Een succesvol evenement valt of staat met de systemen die op de achtergrond hun werk doen. En of het nu gaat om betalingen, toegangscontrole, crowd management of logistieke zaken, ze hebben één ding gemeen: elke schakel in de keten moet perfect werken. Een vaak relatief onbekend, maar essentieel onderdeel in deze keten zijn dragers zoals pasjes, keyfobs, labels of tickets. In dit artikel lees je hoe je dit ketenonderdeel succesvol invult en hoe DCP ook meedenkt over bijbehorende zaken zoals drukwerk en de marketing. Een totaaloplossing waarop jij én jouw eindgebruiker kunnen vertrouwen.
Passen, labels en tickets - klein onderdeel, grote verantwoordelijkheid
Een bezoeker van een evenement heeft vaak niet door hoeveel techniek er op de achtergrond meespeelt. In de ideale situatie bezoek je een event en kun je moeiteloos naar binnen, reken je eenvoudig even je maaltijd af en leg je waardevolle spullen in een kluisje. Om deze en andere handelingen inderdaad mogelijk te maken, is een technisch proces actief met verschillende schakels.
Veel voorkomende systemen die je op events tegenkomt zijn toegespitst op:
- Toegangscontrole
- Kassasystemen
- Inzicht in logistiek en horecavoorzieningen
- Crowd management
Het technische deel rondom het opzetten en inrichten van dergelijke systemen is vaak aanwezig bij systeemleveranciers die gespecialiseerd zijn in bijvoorbeeld payment solutions, automatisering van ICT-processen en toegangscontrole.
Het proces rondom de dragers zoals pasjes, labels en tickets waarmee de bezoeker te maken krijgt, is vaak onbekender. Dit terwijl deze dragers een essentiële functie vervullen om de actie ook daadwerkelijk te laten slagen. Het laatste dat je wilt is dat het hele systeem faalt doordat de techniek in de passen of labels niet werkt.
Daarnaast kan de koppeling tussen de dragers en de andere systemen ook nog eens realtime inzicht in het verloop van je evenement bieden of juist waardevolle data voor volgende edities. De precieze invulling van deze schakel vraagt dan ook om maatwerk. En daar helpt DCP je bij.
Toepassingen in de praktijk
De mogelijkheden van plastic pasjes en labels zijn bijna eindeloos. En dat is op dit gebied niet anders. Naar gelang het vraagstuk kijken we welke oplossing het beste resultaat biedt. Een kwestie van een koppeling maken tussen wensen, technische randvoorwaarden en de mogelijkheden van passen en labels.
Hoe dat er in de praktijk uit ziet? Onderstaand een paar voorbeelden van wat voor oplossingen we voor opdrachtgevers hebben gerealiseerd:
- Passen met gelaagde toegangsmogelijkheden zodat bezoekers specifiek toegang kregen tot bepaalde ruimtes en locaties
- Waterdichte betalingsoplossingen voor een grote evenementenlocatie en een voetbalstadion in Nederland. Hierbij voegt DCP met eigen geschreven software een beveiligingslaag toe en de klant vanuit het eigen bedrijf. Doordat beide partijen een deel van het proces doen, ontstaat een afgebakend en waterdicht (closed loop) betalingssysteem waarmee niet gefraudeerd kan worden
- Passen en tickets dubbelzijdig van een maatwerk ontwerp voorzien in huisstijl en met gepersonaliseerde elementen van het event en/of de bezoeker. Dit geeft zowel uitstraling als een bijdrage aan de naamsbekendheid en marketing
- Een mooi voorbeeld hiervan is de ExpoBadge. Dit papieren etiket kun je ter plekke full colour bedrukken, dubbelvouwen, "dichtplakken" en direct aan een keycord of lanyard bevestigen
- Het samenbrengen van systemen van meerdere leveranciers tot één pas waarmee alles binnen het evenement geregeld kon worden in plaats van verschillende passen te moeten verstrekken
- Badges drukken voor bezoekers en exposanten waarop de naam, het bedrijf en een NFC-chip met relevante informatie staat die direct door standhouders uit te lezen was. Hierbij kregen bezoekersgroepen verschillende kleuren lanyards zodat voor exposanten duidelijk was wie wel of niet interessant voor hen was. Elke bezoeker kreeg vervolgens vooraf de badge met juiste lanyard en flyer thuisgestuurd
- Traceerbare RFID-eventpassen en -keyfobs voor realtime inzicht in publieksspreiding en horecaverbruik. Hierdoor ontstond onder andere direct inzicht in eventuele potentieel oprakende drankvoorraden en kon zelfs op afstand beslist worden om prijzen aan te passen als de verkoop tegenviel. Achteraf leverde dit interessante informatie over het bezoekersgedrag dat meegenomen kon worden naar volgende evenementen
- Chippassen in afwijkend (dubbel zo groot) formaat met lanyard voor een wereldwijd sportevenement. Door voorgeprogrammeerde codes wisten bezoekers direct waar ze moesten zijn en kregen ze enkel toegang tot de juiste plekken en zalen. Door eenvoudige zelfgeschreven software kreeg de bezoeker daarnaast een persoonlijke begroeting en afscheid door het systeem. Tijdens het gehele event had de organisatie connectie met - en inzicht in - het gedrag van de bezoekers op de events over de hele wereld
Maatwerk dus, waarbij we een totaaloplossing bieden voor geautomatiseerde systemen op het gebied van zowel beveiliging, databasekoppeling, marketing & design en fulfilment (tegen uitzonderlijk gunstige portotarieven). Voor ons een service, voor jou een zorg minder.
De waarde van kwaliteit en betrouwbare passen en labels
Benieuwd naar de mogelijkheid van passen en labels voor jouw systeem? Neem dan vrijblijvend contact op met de specialisten van DCP. We denken graag met je mee om de ideale totaaloplossing voor jouw vraagstuk te bedenken.